Réglement Intérieur
REGLEMENT INTERIEUR
Adopté par l’Assemblée Générale le 14 octobre 2017
Préambule
Le présent règlement est pris en application de l’article 20 des statuts de MEDSUBHYP. Il règle les procédures de fonctionnement des institutions statutaires (conseil d’administration, réunions scientifiques, publications) et non statutaires : comité de lecture, conseil scientifique, club français de médecine hyperbare (CFMH) et commission des techniciens et paramédicaux hyperbaristes (CTPH). Il fixe les règles financières des subventions accordées par MEDSUBHYP.
1.- Fonctionnement du Conseil d’Administration
Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an. Pour des raisons de commodité, ces réunions ont lieu à l’occasion des réunions scientifiques de la société. Elles ne donnent pas lieu à défraiement.
Des réunions intermédiaires peuvent être convoquées conformément à l’article 12 des statuts. Dans ce cas, les membres présents peuvent demander le remboursement de leurs frais de déplacement.
Chaque réunion du conseil d’administration fait l’objet d’un procès-verbal établi par le secrétaire général et visé par le président. Il est adressé aux membres du conseil d’administration et archivé au registre des délibérations. Il fait l’objet d’un compte-rendu dans la lettre MEDSUBHYP-Infos.
Les membres du conseil d’administration qui souhaitent interrompre leur mandat avant son terme doivent adresser leur démission au président.
Tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse acceptée par le conseil, n’a pas assisté à 3 réunions consécutives ni participé activement aux travaux de la Société pendant l’intervalle de temps correspondant, peut être considéré comme démissionnaire.
Dans ces deux éventualités, le poste est pourvu lors du renouvellement suivant du conseil d’administration. Le candidat qui a obtenu le moins grand nombre de voix, parmi les élus, remplace le conseiller démissionnaire. Ses pouvoirs prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat du membre remplacé.
2.- Les publications de la société
La société édite régulièrement deux publications :
- la lettre MEDSUBHYP-Infos
- le Bulletin MEDSUBHYP
et entretient le site web medsubhyp.com.
Un directeur de publication est nommé par le conseil d'administration. Il assure le recueil des textes, leur diffusion aux lecteurs de référence, fait effectuer les corrections demandées aux auteurs, et règle les détails techniques de fabrication auprès de l'imprimeur. Il fait effectuer l'expédition des revues aux membres.
Le directeur de publication est aidé dans ses tâches par le comité de lecture décrit à l’article 5.5 du présent règlement, dont il est membre de droit.
2.1.-La lettre MEDSUBHYP-Infos
Publication trimestrielle chargée de diffuser aux membres les informations de la vie associative. Le rédacteur en est le secrétaire général de la société, aidé du secrétaire adjoint. La lettre est adressée aux adhérents à la fin de chaque trimestre. Les fichiers des textes à publier doivent parvenir au responsable de l'édition au moins deux semaines avant la date prévue de publication.
2.2.-Le Bulletin MEDSUBHYP
Trois numéros du Bulletin de Médecine Subaquatique et Hyperbare sont publiés annuellement, dont un supplément qui publie les textes des communications de la réunion annuelle décentralisée (numéro à thème).
Le contenu des numéros réguliers est défini par le directeur de publication aidé du comité de lecture. Il comprend notamment les textes des communications présentées lors de la réunion scientifique de l’assemblée générale.
2.3.-Le site web medsubhyp.com
Le site est administré par le conseil éditorial, constitué de 5 administrateurs : 3 sont membres de droit, le secrétaire général, le secrétaire adjoint et le coordinateur du conseil scientifique et 2 sont désignés par le conseil d’administration pour une durée de 3 ans renouvelables.
Le conseil éditorial désigne parmi ses administrateurs un responsable, pour une durée de 1 an renouvelable.
Le responsable du conseil éditorial assure une veille régulière sur le site internet et il coordonne le travail du conseil ; c’est l’interlocuteur principal du conseil d’administration et du conseil scientifique.
Le contenu du site comprend notamment les résumés et abstracts du Bulletin MEDSUBHYP ainsi que les textes des lettres d’information trimestrielles dès leur parution, et de manière générale toutes les informations nécessaires.
Un modérateur de l’espace forum est désigné par le conseil éditorial : il reçoit les messages du forum, veille à ce qu’ils soient conformes aux règles en vigueur et concernent des sujets rentrant dans les domaines d’intérêt de la Société. Si un message était jugé injurieux, trop polémique ou diffamatoire, le modérateur peut décider, après concertation du conseil éditorial, et, si besoin, avis du conseil d’administration, de le censurer.
Le conseil éditorial, après avis du conseil d’administration, peut également décider de désinscrire du forum un utilisateur abusif par le caractère répété des messages censurés, après avertissement adressé à ce dernier.
2.4.-Les archives
Les archives de la Société sont constituées par tout document, ouvrage ou objet à vocation scientifique ou historique, dont dispose la Société et conservées au siège de la Société ; la responsabilité de leur conservation est assurée par un membre du Conseil d’Administration exerçant à l’adresse du siège.
3.- Réunions scientifiques
Les réunions scientifiques représentent l’essentiel de l’activité et de la raison d’être de la société. Elles sont destinées à permettre aux sociétaires de diffuser leurs travaux ou leurs idées, et de s’enrichir de nouvelles connaissances. Deux réunions ont lieu chaque année :
- une réunion couplée avec l’assemblée générale annuelle dans le deuxième semestre de l’année civile, dans une ville désignée au moins un an auparavant par le conseil d’administration ou par défaut au siège social de la société.
- une réunion de printemps, organisée dans une ville différente, dans le premier semestre de l’année civile.
Les communications sont ouvertes à tous les membres de la société et aux orateurs invités par le conseil d'administration ou par les organisateurs.
La charte des réunions scientifiques, établie par le conseil scientifique et approuvée par le conseil d’administration est adressée aux organisateurs dès que leur candidature est retenue.
3.1.-Programme des réunions scientifiques
Un appel à communications est lancé par le secrétaire général dans la lettre MEDSUBHYP-Infos six mois avant la réunion, en précisant la date limite de réception des propositions, de telle manière que le programme de la réunion puisse être publié dans la lettre MEDSUBHYP-Infos précédant la réunion.
3.2.-Réunion scientifique lors de l’assemblée générale
Lors de l’assemblée générale annuelle, a lieu une réunion scientifique à communications libres. Le programme en est préparé par le conseil scientifique de la société et diffusé par le secrétaire général, dans la dernière lettre d’information de l’année précédant la réunion et sur le site web. En règle générale, aucune censure n’est exercée sur les propositions de communications. Cependant, si une proposition s’avérait fantaisiste ou sans lien apparent avec les buts de la société, le secrétaire général serait fondé, après avis du conseil scientifique et avec l’accord du président, à en refuser l’inscription au programme. L’auteur en serait immédiatement avisé.
De même, un choix peut être exercé pour limiter le nombre des communications au temps imparti à la réunion.
En proposant une communication, les orateurs doivent mentionner s'ils souhaitent la voir publier. Ils s’engagent alors à en remettre le texte et les figures en séance.
3.3.-Réunion annuelle de printemps
La réunion décentralisée est organisée chaque année par un ou plusieurs membres de la société sur un thème donné. Elle comprend des présentations par des intervenants invités par les organisateurs, et au moins une session de communications libres sur le thème.
La date et le thème de la réunion de printemps sont approuvés par le conseil d’administration au moins un an à l’avance, et portés à la connaissance de l’assemblée générale qui lui succède. Les propositions doivent pouvoir être examinées par le conseil d’administration au plus tard avant l’assemblée générale de l’année précédant celle de la réunion décentralisée.
L’organisation de la réunion est entièrement à la charge des organisateurs locaux (réservation de salles, prise en charge des intervenants, soutiens financiers par des annonceurs ou des collectivités territoriales). Le programme, établi au moins six mois à l’avance, est soumis à l’avis du Conseil scientifique et si nécessaire amendé selon ses recommandations.
Les organisateurs peuvent demander une subvention à MEDSUBHYP. La demande doit être adressée au conseil d’administration un mois au moins avant la réunion d’automne de l’année précédant la réunion décentralisée, et comporter toutes les pièces justificatives permettant au conseil de se prononcer. Des informations complémentaires peuvent être demandées par le conseil.
Après délibération du conseil d’administration, le montant de la subvention est inscrit au budget prévisionnel de l’année de la réunion pour approbation par l’assemblée générale. Elle est versée en une fois sur un compte désigné par les organisateurs. Il ne sera procédé par la société à aucun remboursement ou règlement sur facture.
3.4.-Publication des communications
Pour pouvoir être publiés, les textes des communications doivent être remis sur support informatique au directeur de publication du Bulletin MEDSUBHYP (ou à l’organisateur de la réunion) lors de la réunion scientifique. Ils sont accompagnés d’un résumé en français et d’un résumé en anglais. L’auteur principal est le correspondant du directeur de publication..
Le directeur de publication s’assure de la conformité du texte aux standards internationaux. Il fait relire les textes par le ou les membres compétents du comité de lecture conformément à l’article 5.5 du présent règlement et invite l’auteur principal à apporter les modifications demandées. En cas de refus ou de non réponse, le texte n’est pas publié.
4.- Club français de médecine hyperbare
Le club français de médecine hyperbare (CFMH) est une émanation de MEDSUBHYP. Ses attributions concernent l'exercice de la médecine hyperbare hospitalière ou de terrain (techniques diagnostiques et thérapeutiques, indications et contre-indications, prise en charge et surveillance des malades, constitution des dossiers, normalisation des procédures et du matériel, règles de fonctionnement et de sécurité des installations, accréditation, formation du personnel, etc. …).
Il s’agit d’un comité d'experts membres de la société, regroupant les médecins responsables d'un service hospitalier de médecine hyperbare. Le président de MEDSUBHYP est membre du CFMH. La participation au CFMH repose sur le volontariat. Tout membre de droit peut se faire représenter par la personne de son choix. Il en informe le président et le président de la société.
Le CFMH élit pour trois ans son président à la majorité des membres présents. Le mandat est renouvelable.
Le CFMH se réunit au moins une fois par an et à la demande de son président ou du président de MEDSUBHYP. Le CFMH peut inviter des intervenants extérieurs à participer à ses travaux. L'accord préalable du président de la société est requis pour la prise en charge des frais de déplacement des invités non adhérents à MEDSUBHYP.
Le compte-rendu de réunion du CFMH est adressé par son président au président de la société et au secrétaire général. Un rapport est présenté au conseil d’administration et publié dans la lettre MEDSUBHYP-Infos et sur le site web ou, si l’importance du sujet l’exige, fait l’objet d’un article dans le Bulletin MEDSUBHYP.
5.- Conseil scientifique
Le conseil scientifique est un comité d'experts animé par un coordinateur, dont les membres sont désignés par le conseil d'administration. Ses attributions concernent toutes les questions scientifiques.
Il veille à promouvoir un haut niveau scientifique dans l’ensemble des activités de la société. Il est en particulier chargé :
- de l’élaboration du programme des réunions scientifiques, en liaison avec les organisateurs ;
- de constituer le jury d’attribution de la bourse de recherche ;
- de constituer le comité de lecture du Bulletin MEDSUBHYP,
- d’examiner toute question scientifique que le conseil d’administration de la société lui soumettrait.
5.1.-Composition – désignation des membres
Le conseil scientifique est constitué de neuf membres désignés par le conseil d’administration de la société sur proposition du coordinateur. La durée du mandat est de trois ans, renouvelable chaque année par tiers.
Tous les membres de MEDSUBHYP à jour de leurs cotisations peuvent faire acte de candidature au conseil scientifique. Les candidats adressent au coordinateur un curriculum vitae comprenant les titres, les principaux travaux scientifiques et un court exposé de leurs activités dans les domaines subaquatique et hyperbare.
Les candidats s’engagent en cas d’élection à participer activement aux travaux du conseil scientifique.
Les membres du conseil scientifique qui souhaitent interrompre leur mandat avant son terme doivent adresser leur démission au coordinateur et au président.
Tout membre du conseil scientifique qui, sans excuse acceptée par le conseil, n’a pas participé activement aux travaux du conseil scientifique pendant une année, peut être considéré comme démissionnaire par le conseil d’administration.
Dans ces deux éventualités, le poste est pourvu lors du renouvellement suivant du conseil scientifique.
5.2.-Le coordinateur du conseil scientifique
Les travaux du conseil scientifique sont dirigés par un coordinateur, désigné pour un an renouvelable à la majorité des membres présents du conseil. Son rôle est de convoquer les réunions du conseil scientifique, d’en établir l’ordre du jour, de rédiger le compte-rendu des séances. Il propose au conseil d’administration les candidats au conseil scientifique.
5.3.-Réunions du conseil scientifique
Le conseil scientifique se réunit autant de fois que de besoin sur convocation de son coordinateur, et au moins une fois par an à l’occasion de la réunion scientifique de l’assemblée générale annuelle. Il délibère valablement avec un quorum de quatre membres. Le président de MEDSUBHYP peut assister aux délibérations du conseil scientifique ou s’y faire représenter. Il a voix consultative.
5.4.-Compte-rendu des travaux du conseil scientifique
Le coordinateur rend compte des délibérations du conseil scientifique devant le conseil d’administration de la société. Le compte-rendu est adressé par le coordinateur au secrétaire général de la société.
Les propositions du conseil scientifique ne deviennent exécutoires qu’après l’accord du conseil d’administration.
5.5.- Comité de lecture
Le comité de lecture est chargé de relire et juger les articles proposés à la publication dans le Bulletin MEDSUBHYP.
Il est composé de membres volontaires issus du conseil scientifique ou recrutés par lui en raison de leurs compétences. Une liste des relecteurs et de leur(s) domaine(s) de compétences est tenue par le conseil scientifique à la disposition du directeur de publication.
Le directeur de publication adresse les articles à un ou deux relecteurs selon le cas qui doivent juger et critiquer l’article sur le fond. Il leur est demandé de rendre leur avis sous trois semaines. L’article est alors retourné aux auteurs pour les amendements demandés.
Les corrections sur la forme (mise en page, orthographe, typographie) seront proposées aux auteurs après acceptation de l’article par le ou les relecteurs.
6.- Commission des techniciens et paramédicaux hyperbaristes (CTPH)
La commission des techniciens et paramédicaux hyperbaristes (CTPH) est une commission de soignants et techniciens hyperbaristes, animée par un coordinateur, en lien avec le conseil d’administration.
Elle a pour missions :
- de soutenir et promouvoir les personnels non médicaux de l’hyperbarie médicale au niveau professionnel, institutionnel et auprès des tutelles,
- de développer la formation et l’expertise infirmière dans le domaine de l’hyperbarie médicale et ses aspects techniques,
- de participer à l’élaboration et à la diffusion de protocoles, de textes de consensus et de travaux scientifiques ou de recherche,
- de développer et enrichir les pratiques par l’échange d’expériences,
- de travailler en collaboration avec d’autres sociétés en lien avec l’hyperbarie médicale.
6.1.-Composition – désignation des membres
La CTPH est composée de 9 membres, infirmiers hyperbaristes et techniciens hyperbaristes ou caissons master, désignés par le conseil d’administration de la société sur proposition du coordinateur. La durée du mandat est de 3 ans, renouvelable chaque année par tiers.
Seuls les membres de MEDSUBHYP à jour de leurs cotisations peuvent faire acte de candidature à la CTPH. Les candidats adressent au coordinateur une lettre de motivation et un bref curriculum vitae.
Les candidats s’engagent, en cas de désignation, à participer activement aux travaux de la Commission.
Les membres de la commission qui souhaitent interrompre leur mandat avant son terme doivent adresser leur démission au coordinateur et au président.
Tout membre de la CTPH qui, sans excuse acceptée par la commission, n’a pas assisté à 3 réunions consécutives ni participé activement aux travaux de la CTPH dans l’intervalle correspondant, peut être considéré comme démissionnaire.
Dans ces deux éventualités, le poste est pourvu lors du renouvellement suivant de la CTPH.
6.2.-Le coordinateur de la CTPH
Les travaux de la CTPH sont dirigés par un coordinateur, désigné pour 3 ans renouvelables par la majorité des membres de la commission présents ou représentés. Son rôle est de convoquer les réunions de la commission, d’en établir l’ordre du jour, de rédiger le compte-rendu des séances. Il propose au conseil d’administration les candidats à la Commission.
Le coordinateur ou un représentant désigné de la CPTH assiste aux réunions du conseil d’administration sans voix délibérative.
6.3.-Réunions de la CTPH
La CTPH se réunit autant de fois que de besoin, sur convocation de son coordinateur et au moins une fois par an à l’occasion de la réunion scientifique de l’assemblée générale. Elle délibère valablement avec un quorum de 5 membres.
Un membre du conseil d’administration, désigné par le Président de MEDSUBHYP, participe à ces séances.
6.4.-Formation continue et promotion des travaux
A l’occasion de la réunion scientifique décentralisée de MEDSUBHYP, la CTPH organise une journée de rencontres paramédicales consacrée à la formation et aux échanges entre paramédicaux hyperbaristes, dont une partie peut être commune à la réunion scientifique.
Un appel à communications est lancé auparavant par le coordinateur via le secrétaire général dans la lettre MEDSUBHYP-Infos au moins six mois avant la réunion ; le programme de ces rencontres est fixé par la CTPH lors de la réunion précédant, validé par le conseil d’administration, et diffusé dans la lettre d’information de MEDSUBHYP. Les textes des communications peuvent être publiés suivant les règles des textes des communications des réunions scientifiques.
6.5.-Compte-rendu des travaux de la CTPH
Le compte-rendu de réunion de la CTPH est adressé par le coordinateur au président de la société et au secrétaire général ; un rapport est présenté au conseil d’administration et publié dans la lettre d’information de MEDSUBHYP.
7.- Bourse de recherche
Sur décision du conseil d'administration, il est attribué une bourse annuelle d'aide à la recherche en médecine subaquatique et hyperbare, dont le montant figure au budget prévisionnel annuel.
L'appel des dossiers de candidatures est publié dans la lettre MEDSUBHYP-Infos et sur le site web. Les dossiers sont adressés au coordinateur du conseil scientifique. Ils comprennent :
- l'objet et la motivation de la recherche,
- la méthodologie et le protocole expérimental,
- les résultats attendus,
- une bibliographie,
- l'analyse financière prévisionnelle de la recherche,
- le curriculum vitae du candidat,
- la liste des équipes et des laboratoires participant.
Le bénéficiaire de la bourse est désigné par un jury constitué de quatre membres choisis par le conseil scientifique et présidé par le président de MEDSUBHYP, devant lequel les candidats sont invités à présenter oralement leur dossier de recherche.
Le jury et les candidats sont convoqués par le coordinateur du conseil scientifique. Aucun membre du jury ne peut appartenir à une des équipes participant à l’un des projets soumis.
Le jury peut décider de répartir le montant de la bourse entre plusieurs candidats. Les décisions du jury sont sans appel.
En acceptant la bourse, le candidat s'engage à rendre compte de ses travaux à la société sous la forme d'une communication et d'un article lors des réunions scientifiques des assemblées générales un an et deux ans après l'attribution de la bourse.
Le montant de la bourse est remis en deux versements égaux : le premier lors de la présentation du lauréat à l’assemblée générale qui suit l’attribution, le second lors de la présentation par le lauréat de son travail à la réunion scientifique de l’année suivant l’attribution.
8.- Bourse pour congrès
MEDSUBHYP accorde chaque année trois bourses pour assister à un congrès étranger de médecine subaquatique et hyperbare (EUBS, UHMS, SPUMS…) dans une limite budgétaire fixée par le conseil d’administration, et sous réserve de l’acceptation de la communication ou du poster par les organisateurs du dit congrès.
Chaque année une bourse sera attribuée à l’auteur du meilleur article publié dans le bulletin MEDSUBHYP.
Par ailleurs, une bourse sera également attribuée à l’occasion de chaque réunion scientifique de la société à l’auteur de la meilleure communication orale, sous réserve de publication de cette communication dans le Bulletin MEDSUBHYP. Le bénéficiaire doit être membre de MEDSUBHYP à jour de sa cotisation.
Pour la bourse du meilleur article :
- Chaque année, au cours d’une réunion plénière, le CS choisira, à l’aide d’une grille d’évaluation complétée par chaque membre, le meilleur article publié.
- Tout conflit d’intérêt devra être exclu par l’abstention du ou des membres concernés. La notation définitive sera la moyenne des notes attribuées.
Pour les bourses attribuées aux communications orales :
- un jury (5 membres) sera choisi soit par le président de MEDSUBHYP, soit par le coordinateur du CS parmi les membres présents à la réunion scientifique. Dans toute la mesure du possible, les membres du jury ne devraient pas appartenir aux équipes associées aux communications. Un expert présent et non membre de MEDSUBHYP pourra être retenu ;
- le jury disposera d’une grille d’évaluation. Tout membre qui aura un lien avec une présentation devra s’abstenir sur cette présentation ;
- la notation retenue sera la moyenne des notes attribuées par les membres du jury.
- Il peut aussi être décidé de faire participer l’assemblée en organisant un vote le jour de la réunion. Dans ce cas, le jury sélectionnera les deux meilleures communications par demijournée et le vote de l’assemblée permettra l’attribution de la bourse à l’une de ces deux communications.
9.- Subventions
Sur décision du conseil d'administration, la société peut attribuer des subventions pour des opérations en rapport avec ses buts. Elles peuvent prendre la forme :
- d'une somme forfaitaire,
- de remboursement de factures ou de notes de frais,
- d'achat de matériel,
à l'exclusion de tout autre versement direct à des personnes.
Elles sont attribuées sur présentation d'une demande détaillée et justifiée adressée au président au moins un mois avant l'assemblée générale annuelle. Après délibération du conseil d'administration, le montant de la subvention est inscrit au budget prévisionnel annuel et soumis à l’accord de l’assemblée générale.
10.- Frais de déplacement
Les frais de déplacement ne peuvent être remboursés que dans les cas suivants, dans la limite prévue au budget prévisionnel adopté par l’assemblée générale :
- participation à une réunion exceptionnelle du conseil d’administration
- participation à une réunion exceptionnelle du CFMH
- participation à une réunion annuelle du conseil scientifique
- participation au jury d'attribution de la bourse
- déplacement pour une mission particulière dans le cadre d’une action décidée par le conseil d’administration
- participation annuelle d’un représentant de la société à un congrès étranger (UHMS ou EUBS par exemple)
- participation du président à la réunion annuelle de l'European Committe for Hyperbaric Medicine dont il est membre de droit. Cette participation peut être couplée avec la précédente.
Modalités de remboursement des frais de déplacement
Le sociétaire demandeur adresse au trésorier une note de frais accompagnée de toutes les pièces justificatives. Le remboursement des frais de véhicule personnel s’effectue sur la base du prix du carburant, de la consommation kilométrique présumée, et de la distance parcourue, à laquelle s’ajoutent les frais d’autoroute.
Le trésorier juge en premier ressort de l’opportunité de prendre en charge tout ou partie de la note de frais présentée. En cas de remboursement partiel, il en informe le demandeur par un avis motivé. En cas de désaccord, le demandeur peut introduire un recours auprès du président de la société qui lui fait connaître son avis et en informe le trésorier. Si le désaccord persiste, le différent est mis à l’ordre du jour de la prochaine délibération du conseil d’administration. Si le désaccord persiste toujours, le litige est examiné à la prochaine assemblée générale ordinaire. Les décisions de l’assemblée générale peuvent être contestées devant le tribunal administratif.
Si le remboursement des frais n’est pas prévu dans le présent règlement, le demandeur adresse une note accompagnée de toutes les justifications nécessaires au président de la société. En cas de refus, celui-ci motive sa décision. Les recours s’exercent auprès du conseil d’administration, puis de l’assemblée générale.
Le présent règlement a été approuvé par délibération du Conseil d’Administration en date du 14/10/2017 et adopté par l’Assemblée Générale Ordinaire du 14/10/2017.
Le Président, Le Secrétaire Général, Le Trésorier
J. Regnard B. Delafosse F. Couraud
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